10 простих способів, як підготуватися і провести ваш доповідь

73

По ходу своєї роботи, мені часто доводиться готувати різні доповіді і іноді презентації. Одна справа коли просто написати і приготувати якусь доповідь, зовсім інше, коли ця доповідь потрібно «завчити», і представити його в місці з презентацією аудиторії.
По початку, справи йшли не важливо. Швидше не тому, що я не був готовий розповісти усно те, що від мене вимагалося, і те, що я писав задень до цього. А найскладніше було спілкуватися з публікою, піднести їм матеріал, так що б аудиторії не було нудно, що б вони могли завжди бути в увазі того, що відбувається.

Трохи пізніше, з кожним таким доповіддю, я виробив для себе тактику, як краще всього проводити такі доповіді та презентації, бути впевненим і знати точно, що робити і як зацікавити аудиторію своєю доповіддю та презентацією.

1: Репетируйте.

Знову і знову і знову. Таким чином, ви запам’ятовуєте всі деталі вашої доповіді, запам’ятовуєте порядок всіх слайдів презентації, в якому вони з’являються. Практика перед дзеркалом дуже корисна практика. Бажано тренуватися наступним способом, один раз читати доповідь з листка, потім те ж саме, але по пам’яті, це найкращий спосіб знайти потенційне відхилення від пунктів, різні невідповідності, а також дає можливість відсіяти не потрібні фрази і може жарти.

2: Не повторюйте те, що написано на слайдах.

Погано, коли при показі слайдів, ви читаєте все, що там написано. Дайте вашої аудиторії самим ознайомиться з тим, що там написано, вони зможуть і самі прочитати і плюс до всього так ви їх ще більше зацікавите. Ваша ж завдання дати контекст і докладно зупинитися на одній або двох рядках (не більше) на слайді.

3: Не перенавантажуйте слайди.

Не треба розмальовувати слайди графікою і мільйон різних таблиць. Будьте креативніше, і знайдіть компроміс, як не втративши потрібну і важливу інформацію, зробити ваш слайд мінімалістичним. Чим менше буде на ньому написано, і чим менше графіки на ньому буде, тим більше уваги ви залучите своїх слухачів.

4: Зоровий контакт.

Постійно будьте в зоровому контакті зі своєю аудиторією. Не дивіться тільки в підлогу, або на свої слайди. Постійно обводите поглядом присутніх, іноді зупиняйте свій погляд на кого то з них. Це дає людям зрозуміти, що ви звертаєтеся до них, що ви несете інформацію для них, а не тільки для підлоги, і не просто бубоніть завчений вами текст напередодні.

5: Вивчіть свою аудиторію.

Бажано заздалегідь знати, хто ті, перед ким ви будете читати свою доповідь. Це допоможе вам у подальшому вибрати правильну тактику спілкування і підношення інформації. Якщо ви читаєте ваш доповідь перед співробітниками, яких ви добре знаєте, з якими по роботі тісно пов’язані, то тут можна дозволити собі і краватка не багато розпустити, і доповідь читати з чашкою кави в руці, а так же кинути одну дві жарти. Тут все можна пробачити.
Якщо ж ваш доповідь і презентація буде для ради директорів вашої фірми, то тут треба продумати все від костюма і до пауз між словами у вашій доповіді.

6: Рухайтеся.

Я не бачу стояти за трибуною, створюються таке враження, ніби я робот, який прийшов зачитати завчений текст. Крім того, трибуна це фізичний бар’єр між вами і вашою аудиторією, а вам такий бар’єр не потрібен. Вам треба встановити контакт з тими хто вас слухає.
Для цього вам потрібно рухатися, жестикулювати руками, у тих ділянках вашого монологу, на які ви хочете, що б звернули увагу.

7: Не читайте.

Читання слово в слово з підготовленого вами доповіді, є самим швидким способом укласти вашу аудиторію спати. Такий вид читання дуже стомлює. Не роби цього. Звичайно ж деякі нотатки, ви можете прочитати, цього ні хто не забороняє, це навіть добре час від часу заглядати в текст різні замітки, але не більше. Затримуючись на вашому тексті і починаючи читати з аркуша, ви показуєте своєї аудиторії, що ви нудний доповідач, і не можете крім написаного вами тексту, висловлювати свої думки.

8: Не поспішайте.

Це дійсно дуже легко пробігтися по всьому змісту вашої доповіді і говорити дуже швидко, особливо якщо ви нервуєте. Спробуйте тримати темп, і не забудьте акцентувати вашу виступ паузами, щоб підкреслити ключові моменти. Вам треба що б люди зрозуміли, про що ви говорите, так що знайдіть той темп, з яким ви будете вести свою доповідь, що б він не був занадто швидким, так як швидкий темп дуже важко засвоїти, але і не занадто повільним, так як він може втомити вашу аудиторію.

9: Змусьте їх сміятися.

Гумор є самим потужним інструментом. Природно не потрібно влаштовувати Комеді клаб, але і вести ваш доповідь як на похоронах то ж не можна. Намагайтеся майже завжди сміятися і жартувати протягом перших 60 секунд розмови. Такий сміх знімає колективну напруженість і майже відразу допомагає полегшити перехід на ваш основний доповідь.

10. Будьте готові до запитань.

Завжди будьте до цього готові. Завжди в кінці доповіді обов’язково хтось вас, що запитає, а є й такі хто і по середині вашої доповіді задасть кілька запитань. Лякатися і нервувати не треба. Просто коли ви готуєтеся до доповіді, відзначайте на полях саме ті пункти які на ваш погляд можуть бути спірними, які обов’язково будуть спрошены. Намагайтеся не втрачати такі моменти у вашому доповіді і заздалегідь на скільки це можливо підготувати відповідь. Причому намагайтеся підготувати такий повний і інформативний відповідь, що після якого не буде додаткових питань як і до вас так і по вашій доповіді.

Сподіваюся вам знадобляться ці 10 простих способів, як підготуватися і провести ваш доповідь, без ускладнень, і в приємній, а найголовніше спокійній обстановці.